文章作成技術　｢紙１枚！｣にまとめる技術

今、小生は、地元歴史研究会の研修会資料用としてＡ３版１枚にまとめたり、
「ＨＰ浅利の里」一周年記念式典の報告用としてパワーポイントにまとめたり、
７月にある芹沢光治良文学愛好会の発表用として論文をまとめたりと忙しく、
文章まとめ作業をしています。

会社時代はこれらの作成はもちろん、指導などしてかなりまとめ技術は向上した
つもりですが、今ではすっかり腕が錆びついてしまいました。

でも、やっぱ昔とった杵柄で、やり始めるととても楽しく進めることができています。

文章まとめにはいろいろな技術や技量が必要ですが、｢紙１枚！｣にまとめる技術は
非常にメリットがあり重要な技術です。

その理由として
１．仕事の質と効率を飛躍的にアップさせる。

２．考え抜いて作られた「1枚｣は、無駄な情報が省かれ、厳選された情報だけが
　書かれているために要点がつみやすい。

３)｢伝わるかどうか｣｢相手が受け取れるかどうか｣という視点になる。

それでは会社時代読んだ『トヨタで学んだ｢紙1枚！｣にまとめる技術　浅田すぐる著』
の小生の要約版を紹介します。

１．書類作成前の準備
１）紙面は極力手書き
理由：パソコンの画面を見るときと紙面を見るときとでは、同じ情報でも脳の働き方が異なり、
紙面を見たときのほうが、情報を理解しようとする部位である前頭前皮質が強く反応する。

２）自分がこれから作ろうとしている書類の｢読み手｣をはっきりさせる。

３）表現に含まれる｢動詞｣を、目に見える「動作｣に変換することで、誰でも再現できるようにする。
　・例：動詞が｢挨拶する｣とすると→動作は｢笑顔でおはようございますはっきりした声で言う｣

２．資料作成前の思考整理法
１）考えるペースとなる情報を書類に｢整理する｣
　　　　　↓
２）自分なりの「考え｣を書類に｢まとめる｣
　　　　　
３）書類の内容を確かに｢伝える｣　　　　　　
　　　　　↓
この３つのステップがしっかりと踏めていれば、最後に｢資料化｣するのはそれほど難しくない。
｢紙1枚にまとめる｣うえで大切なのは、資料そのものの作成法よりも、前段階の思考整理法。

３．書類の作成
１）書類構成は全ての書類で同じ
　（１）ひと目で全体が見える（一覧性）
　（２）枠がある(フレーム）
　（３）枠ごとにタイトルがついている(テーマ）

２）テーマは全ての書類で同じ
　（１）目的
　（２）現状
　（３）課題
　（４）対策
　（５）スケジュール

４．内容の伝え方
１）誰かに伝える時、まずは話の「構造」を先に示してあげると
　相手はより短時間で、より正確に理解してくれる。

以上、皆さん如何でしたか？

小生、要約している内に、昔会社で仕事していたことがメラメラと思い出してきて、
目に火が付きました。

文章作成技術を学び直すことにしました。

　

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