世のため人のため 資料のまとめ方

市役所の仕事を初めてちょうど２カ月経ちました。

週３回とはいえ、時間の制約を多く受けるため、１週間の計画と管理が必要です。

小生の場合は自分のやりたいことと合わせ、ボランテア活動が多いこと、
頼まれると「いや」と言えない性分（特に飲み会）なので、そのやりくりが
結構たいへんです。

それでも計画を立てるのは好きですし、忙しいのも好きなので、楽しくやっています。

さてそんな中で、今まで会社でやってきたような資料を作って報告するという
シーンが増えてきました。

いろいろな団体に所属しており、その報告の目的目標、内容、相手の境遇とレベル、
時間、他といろいろあります。

また、報告媒体もエクセル、ワード、パワーポイント、ホームページ、ブログ、メール
などいろいろです。

今般実行したのは、市で一番偉い方へのプレゼンテーションです。

今回で３回目になりますが、１時間という限られた時間の中で、細かいことよりも
全体像が分かるように、Ａ３版１枚のすご六方式をとりました。

話のストーリは、QCストーリに則り坦々と５Ｗ１Ｈで表現しました。

それぞれの話の大きさのレベルがわかるように、ナンバーの付け方を
１　→　１）　→　（１）　→　①
としてこの項目の大きさがすぐわかるようにしました。

話の中で、前回予定していたものは、今どのように進捗しているのかを
赤字で分かるようにしました。

また、詳細を報告したい部分は、エキスの記載のみして別紙で報告するように
しました。

会社勤めで毎日当たり前でやっていたことがこのような時に役に立つんですね。

だいぶ忘れてしまっている部分がありましたが、自分として良い勉強になっています。

また、このようなまとめ方をしたことのない方々には、資料の内容と合わせ、
資料のまとめ方という部分で参考にしてもらえば幸いだと思っています。

もっとオーバーに言うと小生の永年に渡って蓄積された知恵や知識．
ノウハウ、個性をこれからもどんどんアウトプットしていきたいと思います。

資料のまとめ方一つでも、世のため人のため　になるんですよね（笑）。

　

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